Datenschutz
Datenschutzerklärung
Hier informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, ein Kundenkonto anlegen oder appoint4u nutzen, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir das tun und welche Rechte Sie haben. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein.
Stand: 20. Oktober 2026
Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die PLUS TradeCon GmbH, Dieselstraße 16, 63165 Mühlheim am Main, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Josip Kresonja. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an support@appoint4u.com. Die vollständigen Anbieterangaben finden Sie im Impressum.
Wann wir verantwortlich sind
Für die Daten der Besucherinnen und Besucher unserer Website, von Interessenten und von unseren Kunden – den Betrieben, die appoint4u nutzen – sind wir verantwortlich.Für die Daten, die ein Betrieb mit appoint4u über seine eigenen Kundinnen und Kunden verarbeitet (Nachrichten, Termine, Buchungen), ist der Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten sie dann nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO); mehr dazu unter „Daten der Kundinnen und Kunden eines Betriebs“. Mit Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich bitte zuerst an den Betrieb.
Besuch der Website
Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister Vercel technisch notwendige Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browserkennung (User-Agent) und den Statuscode der Antwort. Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Angebot.Die Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, spätestens nach 30 Tagen, es sei denn, sie werden zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt.
Schutz vor Missbrauch
Registrierung, Passwort-Links, Kontaktformular, Website-Chat und Online-Buchung schützen wir mit einer Sicherheitsprüfung, die in Ihrem Browser läuft – ohne Drittanbieter und ohne Cookies. Sie verwendet beim Absenden Ihre IP-Adresse, Ihre Browserkennung und Ihre Spracheinstellung und verfällt nach wenigen Minuten. Außerdem begrenzen wir die Zahl der Anfragen und Anmeldeversuche. Dafür speichern wir die IP-Adresse nur als verschlüsselten Prüfwert (HMAC) mit einem Zähler und dem Zeitpunkt; dieser Eintrag wird nicht automatisch gelöscht, sondern bei der nächsten Anfrage aus derselben Adresse überschrieben.Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor automatisierten Anfragen, Spam und Angriffen.
Kontaktformular und E-Mail
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben – im Formular Name, Betrieb, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche, Betriebsgröße, geschätzte Zahl der WhatsApp-Anfragen und Ihre Nachricht –, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns betrifft oder auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine Rückfragen mehr zu erwarten sind. Führt sie zu einem Vertrag, bewahren wir die Korrespondenz als Geschäftsbrief sechs Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Website-Chat mit KI
Der Chat auf unserer Website ist ein KI-Assistent; darauf weisen wir im Chat ausdrücklich hin. Ihre Nachrichten und der bisherige Gesprächsverlauf werden an unseren Server und zur Erzeugung der Antwort an Google (Gemini über Vertex AI) übermittelt. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter über den globalen Endpunkt, also in Rechenzentren weltweit, auch in den USA (siehe „Übermittlung in Drittländer“), und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen.Den Gesprächsverlauf speichern wir nicht auf unseren Servern; er liegt nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser Interesse, Fragen zu unserem Angebot schnell zu beantworten – bzw. lit. b, wenn Ihre Frage einen Vertrag betrifft. KI-Antworten können Fehler enthalten. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein, etwa Angaben zur Gesundheit.
Registrierung und Kundenkonto
Für ein Kundenkonto verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als Hash, nie im Klartext), den Namen Ihres Betriebs, Ihre Einstellungen sowie Anmelde- und Protokolldaten, etwa den Zeitpunkt von Anmeldungen und wichtigen Änderungen. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen Link, den wir Ihnen senden. Bei der Registrierung halten wir außerdem fest, welche Fassung der AGB, des AV-Vertrags und dieser Datenschutzerklärung galt und dass Sie bestätigt haben, als Unternehmer zu handeln.Zweck ist die Bereitstellung des Kundenkontos und die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Protokolle dienen der Sicherheit und dem Nachweis von Vertragsschluss und Zustimmungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). E-Mails zu Ihrem Konto – Bestätigungs- und Passwort-Links, Einladungen, Hinweise zu Vertrag und Rechnungen, Meldungen aus Ihrem Betrieb – versenden wir über unseren Dienstleister Resend.Lädt ein Betrieb Mitarbeitende ein, verarbeiten wir deren Namen, E-Mail-Adresse, Rolle und Anmeldedaten. Soweit es um die Arbeit des Teams mit appoint4u geht, handeln wir dabei im Auftrag des Betriebs; für die Sicherheit der Anmeldung sind wir selbst verantwortlich.
Bestellung, Zahlung und Rechnungen
Bestellen Sie ein Paket, verarbeiten wir die Vertragsdaten (Paket, Laufzeit, Preis, Testphase, Kündigung), Ihre Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine von Ihnen angegebene Rechnungs-E-Mail-Adresse, außerdem Ihre Zustimmung zu den Bestellbedingungen mit Wortlaut, Fassung und Zeitpunkt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen und die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lit. c).Zahlungen wickelt die Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland, ab. Für die Zahlungsabwicklung selbst – einschließlich Betrugsprävention und der gesetzlichen Pflichten eines Zahlungsdienstleisters – ist Stripe eigenständig verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy). Für die Verwaltung der Abonnements und das Erstellen der Rechnungen handelt Stripe in unserem Auftrag. Ihre vollständigen Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht, nur was wir für Vertrag und Rechnung brauchen, etwa Paket, Betrag, Zahlungsart und Zahlungsstatus.Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Demo
Unsere Demo läuft auf einer eigenen Website mit erfundenen Beispieldaten. Was Sie dort eingeben, verarbeiten wir nur vorübergehend im Arbeitsspeicher des Servers; es wird nicht dauerhaft gespeichert und nicht an einen KI-Dienst übermittelt – die Antworten in der Demo folgen einem festen Ablauf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist, Ihnen unser Angebot zu zeigen.
Daten der Kundinnen und Kunden eines Betriebs (Auftragsverarbeitung)
Nutzt ein Betrieb appoint4u, verarbeiten wir die Nachrichten, Sprachnachrichten, Kontaktdaten und Termine seiner Kundinnen und Kunden in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist der Betrieb; wir handeln nur nach seinen Weisungen auf Grundlage unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). Der Betrieb informiert seine Kundinnen und Kunden selbst über diese Verarbeitung; für seine Online-Buchungsseite stellen wir ihm dafür Datenschutzhinweise bereit.Der KI-Assistent erstellt Antworten mit Google Gemini. Er erhält dafür den nötigen Gesprächsausschnitt und die Angaben, die der Betrieb freigegeben hat, etwa Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und freie Termine. Sprachnachrichten wandelt Google in Text um; die Aufnahme selbst speichern wir nicht. Antwortet der Assistent per Sprachnachricht, erzeugt Google die Stimme. Der Assistent gibt sich in seiner ersten Antwort als KI zu erkennen, gesprochene Antworten sind als KI-Stimme gekennzeichnet – hörbar und in maschinenlesbarer Form –, und Kundinnen und Kunden können jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen. Google verwendet die Daten nicht zum Training.Wer einem Betrieb geschrieben oder bei ihm gebucht hat, wendet sich mit Fragen zu seinen Daten bitte an diesen Betrieb. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Antwort.
WhatsApp und Telegram
Nachrichten an Betriebe laufen über die WhatsApp Business-Plattform der Meta Platforms Ireland Ltd. Den Zugang zu dieser Plattform vereinbart jeder Betrieb selbst mit Meta; Meta verarbeitet die Nachrichten nach diesen Bedingungen und ist für die WhatsApp-Konten seiner Nutzer selbst verantwortlich. Es gelten zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzhinweise von WhatsApp.Hat ein Betrieb einen eigenen Telegram-Bot verbunden, laufen Nachrichten auch über Telegram (Telegram Messenger Inc.), das für die Verarbeitung in seinem Dienst selbst verantwortlich ist (Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO: European Data Protection Office, Brüssel; Daten von Nutzern aus dem EWR speichert Telegram nach eigener Angabe in Rechenzentren in den Niederlanden). Über den Bot erhalten der Betrieb und wir als sein Auftragsverarbeiter die Telegram-Kennung, den Namen, den Benutzernamen, die Spracheinstellung und die Nachrichten an den Bot; die Telefonnummer nur, wenn die Person sie selbst teilt. Den Bot legt der Betrieb in seinem eigenen Telegram-Konto an; wir richten ihn ein (Name, Logo, Beschreibung).Die Zugangsschlüssel für WhatsApp und Telegram speichern wir verschlüsselt und löschen sie, wenn der Betrieb die Verbindung trennt.
Kalender und Buchungstools
Ein Betrieb kann seinen Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender, einen Kalender-Link (iCal) oder ein Buchungstool wie Calendly, Cal.com oder Acuity verbinden. Dann gleichen wir in seinem Auftrag Termine damit ab: Aus seinen Kalendern übernehmen wir nur, wann Zeiten belegt sind (Beginn und Ende, keine Titel oder Teilnehmer). In seinen Kalender tragen wir Termine mit Vorname, Leistung, Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Uhrzeit ein, ohne Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Notizen. Von Buchungstools übernehmen wir ebenfalls nur Vorname, Leistung, Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Uhrzeit.Kalender und Buchungstool nutzt der Betrieb bei seinem eigenen Anbieter, der die Daten dort nach seinem Vertrag mit dem Betrieb verarbeitet. Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt und löschen sie, wenn der Betrieb die Verbindung trennt. Links zum Abonnieren der Termine sind privat; wir speichern nur einen Hash davon, und der Betrieb kann jeden Link jederzeit durch einen neuen ersetzen. An eigene Systeme des Betriebs (Webhooks) senden wir Telefonnummer und E-Mail-Adresse nur, wenn der Betrieb das ausdrücklich einschaltet.
Empfänger und Dienstleister
Bei uns erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn für ihre Aufgabe brauchen. Externe Empfänger sind die unten genannten Dienstleister. Vercel, Supabase, Google und Resend verarbeiten Daten als Auftragsverarbeiter nur nach unseren Weisungen und sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig verantwortlich; die WhatsApp Business-Plattform vereinbart jeder Betrieb selbst mit Meta.Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Behörden, oder wenn es zur Wahrung unserer Rechte nötig ist, etwa an Steuerberater, Rechtsanwälte oder Gerichte.
Vercel Inc.
Hosting von Website und Anwendung · Server in London (Vereinigtes Königreich), Auslieferung über das weltweite Netz von Vercel
Sitz in den USA: EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln; für das Vereinigte Königreich Angemessenheitsbeschluss der EU
Supabase Inc.
Datenbank · London (Vereinigtes Königreich)
Angemessenheitsbeschluss der EU für das Vereinigte Königreich; für Zugriffe aus den USA EU-Standardvertragsklauseln
Google Cloud EMEA Ltd. (Gemini über Vertex AI)
KI-Antworten, Umwandlung von Sprachnachrichten in Text und Sprachausgabe · globaler Endpunkt: Rechenzentren von Google weltweit, auch in den USA
EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln; keine Nutzung der Daten zum Training
Resend Inc.
E-Mail-Versand · USA
EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln
Stripe Payments Europe Ltd.
Zahlungsabwicklung (in eigener Verantwortung), Abonnements und Rechnungen (in unserem Auftrag) · Irland / USA
EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln
Meta Platforms Ireland Ltd.
WhatsApp Business-Plattform – nach den Bedingungen, die der Betrieb selbst mit Meta vereinbart · Irland / USA
EU-US Data Privacy Framework
Übermittlung in Drittländer
Einige Dienstleister sitzen außerhalb der EU bzw. des EWR oder verarbeiten Daten dort:• Unsere Server und unsere Datenbank stehen in London. Für das Vereinigte Königreich hat die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (Art. 45 DSGVO).• Vercel, Supabase und Resend haben ihren Sitz in den USA; Google, Stripe und Meta gehören zu Konzernen mit Sitz in den USA. Übermittlungen in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).• Die KI-Funktionen nutzen den globalen Endpunkt von Google Vertex AI: Google wählt das Rechenzentrum selbst aus, sodass Anfragen auch außerhalb der EU verarbeitet werden können, etwa in den USA. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln im Datenverarbeitungsvertrag von Google Cloud und die Zertifizierung der Google LLC nach dem Data Privacy Framework.Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage an support@appoint4u.com.
Wie lange wir Daten speichern
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr nötig sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Im Einzelnen:• Server-Protokolle: höchstens 30 Tage.• Kundenkonto: solange Sie es nutzen; nach dem Ende des Nutzungsvertrags löschen wir die Daten innerhalb von 30 Tagen.• Nachrichten der Kundinnen und Kunden eines Betriebs: Der Dienst löscht sie täglich automatisch, sobald sie älter sind als die Frist, die der Betrieb in seinen Einstellungen wählt (30 Tage bis zwei Jahre, voreingestellt 180 Tage). Termine nimmt diese Löschung aus; sie bleiben als Unterlagen des Betriebs gespeichert, solange sein Konto besteht, sofern er sie nicht vorher löschen lässt.• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre; Handelsbücher und Jahresabschlüsse: zehn Jahre; Geschäftsbriefe: sechs Jahre.• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung.• Newsletter: bis zur Abmeldung; nicht bestätigte Anmeldungen 30 Tage.Gelöschte Daten können noch in Sicherungskopien der Datenbank enthalten sein, bis diese im regulären Zyklus überschrieben werden; bis dahin verwenden wir sie nicht.
Pflicht zur Bereitstellung
Sie können unsere Website nutzen, ohne uns Angaben zu Ihrer Person zu machen; die technisch notwendigen Verbindungsdaten fallen dabei aber zwangsläufig an. Für ein Kundenkonto und einen Vertrag benötigen wir die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir keinen Vertrag schließen. Für Rechnungen sind bestimmte Angaben gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 UStG).
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.Schreiben Sie uns dafür an support@appoint4u.com.Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden sie dann nicht mehr für diesen Zweck.Ein formloser Widerspruch an support@appoint4u.com genügt.
Keine automatisierte Entscheidung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Assistent eines Betriebs beantwortet Fragen und bucht freie Zeiten nach den Regeln, die der Betrieb festlegt; Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung trifft er nicht.
Sicherheit
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Zugangsdaten zu verbundenen Diensten speichern wir verschlüsselt, die Daten jedes Betriebs sind voneinander getrennt, und wichtige Änderungen werden protokolliert. Auf den KI-Dienst von Google greift unsere Anwendung ohne dauerhaft gespeicherte Schlüssel zu, nur mit kurzlebigen Zugangsberechtigungen. Einzelheiten nennt Anlage 1 unseres AV-Vertrags.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
appoint4u ist ein Angebot der PLUS TradeCon GmbH. Fragen: support@appoint4u.com